Главная

Положение
Структура
Деятельность
Развитие
Информационные системы
Госзакупки
Ссылки на медицинские ресурсы
Противодействие коррупции
сайт Департамента

 

"ДелоPro"

Программа для автоматизации делопроизводства документооборота внутри одной и между несколькими (возможно территориально удалёнными друг от друга) организациями.

 

 

Своевременный и быстрый доступ к информации сегодня является необходимым условием успешного решения всего круга задач, стоящих перед предприятиями и организациями. Поэтому такие факторы, как оперативность и качество формирования документов, отлаженность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов, непосредственно влияют на качество управления и, следовательно, на экономическую эффективность деятельности предприятия в целом.

Одним из главных способов повышения производительности работы сотрудников и эффективности деятельности организации является уменьшение времени, которое непродуктивно тратится на поиск нужной информации, на выполнение определенных действий в рамках делового процесса обработки документов.

Управление организациями и предприятиями основано на следующих процессах:

  • Получение информации и ее обработка;
  • Анализ, подготовка и принятие решений;
  • Выполнение решений;
  • Учет и контроль принятых решений.

Процессы делопроизводства и документооборота рассматриваются прежде всего как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. Документационное обеспечение управления охватывает три основные задачи применительно к программным системам автоматизации:

  • Документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т. е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление);
  • организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);
  • систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).

Для решения этих задач документационного обеспечение управления разработана информационная система "ДелоPro". Система "ДелоPro" предназначена для автоматизации традиционной модели отечественного делопроизводства. Она обеспечивает пошаговое управление движением и исполнением всей совокупности документов на предприятии, его структурных подразделениях и филиалах на всех этапах жизненного цикла документов: от приема или создания - до передачи в архив или уничтожения.

Система поддерживает технологию, полностью преемственную технологиям делопроизводства, традиционно сложившимся на российских предприятиях. Она разрабатывалась в соответствии с "Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации" и другими нормативными документами, регламентирующими данную сферу деятельности. В результате была создана система, по возможности воспроизводящая организацию и атрибуты традиционной отечественной технологии и полностью соответствующая нормативным требованиям в части регистрации документов, их рассылки, контроля исполнения и т.д.

Система "ДелоPro" использует самые современные технологии работы с документами. Построенная на основе технологии клиент-сервер, система поддерживает распределенную организацию корпоративного документооборота. В системе реализован механизм управления ходом работ для управления прохождением документов по организации и определению ролевых функций пользователей при работе над документами. Функции управления документами (хранение, поиск и т.д.) реализованы с использованием современных систем управления базами данных масштаба предприятия. Система также поддерживает обмен документами с помощью средств электронной почты, что делает возможным построение на ее основе территориально-распределенных структуры управления документооборотом.

Типовая схема реализации системы документооборота с использованием системы "ДелоPro".

Система готова к использованию. Ввод системы в действие не требует программирования. Достаточно лишь установить ее в компьютерной сети, ввести параметры, описывающие структуру организации и принятые правила делопроизводства, и провести обучение персонала. Таким образом, систему можно рассматривать как готовую технологию делопроизводства.

Краткое описание продукта

Основным объектом автоматизации для системы "ДелоPro" является информационный поток, связанный с регистрационными и контрольными функциями делопроизводства. Как следствие, основной единицей хранения в базе данных системы является регистрационная карточка документа - электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. Сама база данных, хранящая регистрационные карточки документов, по аналогии с традиционным документооборотом носит название картотеки.

Функциональные возможности системы поддерживают ведение регистрационной карточки на всех этапах исполнения документа и предусматривают следующий порядок работы:

  • регистрация документа (заведение на документ регистрационной карточки);
  • передача (доклад) документов руководителю;
  • рассмотрение документов руководителем (резолюция);
  • внесение сведений из резолюции (фамилии исполнителей, сроки исполнения) в регистрационную карточку;
  • передача документов исполнителю;
  • контроль исполнения документов;
  • исполнение документа;
  • списание документа в дело.

Однако направленность на автоматизацию делопроизводственных функций не означает, что систему нельзя использовать для непосредственной работы с документами: к каждой регистрационной карточке можно прикрепить неограниченное количество файлов, образующих электронную версию документа. При этом файлы могут быть не только текстовыми, но и любых других форматов (например: графические, аудио, видео и т.д.), поддерживаемых операционной системой и созданных при помощи любых Windows-приложений. При открытии пользователем документа осуществляется интегрированный вызов соответствующего приложения.

Встроенные в систему механизмы формирования стандартных отчетов и запросов к базе документов позволяют осуществлять оперативный контроль исполнения документов и быстрый поиск необходимой информации.

Пользователями системы "ДелоPro" являются сотрудники предприятия, которым предоставлено право работы с системой. При этом разным пользователям могут предоставляться разные возможности. Например, одному пользователю может быть разрешена регистрация документов, другому доступ к этим функциям будет закрыт. Такой механизм разграничения функциональных ролей пользователей в сочетании с многоуровневой настраиваемой справочной системой позволяет гибко адаптировать программу к особенностям работы с документами в конкретной организации.

При автоматизации процесса делопроизводства с помощью системы "ДелоPro" могут быть реализованы различные подходы к распределению пользовательских функций, которые предусматривают различную степень привлечения сотрудников предприятия в качестве пользователей системы. Так, если предусматривается порядок, при котором исполнители продолжают работать с бумажными документами, а автоматизации подлежат регистрационные и контрольные функции, то в качестве пользователей системы может быть привлечен ограниченный круг сотрудников. Если же целью автоматизации является переход к безбумажной технологии, т.е. предусматривается работа исполнителей только с электронными копиями документов, то пользователями системы должны стать все участники делопроизводственного процесса, включая руководителей и исполнителей.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота "ДелоPro" принадлежит к ряду программных продуктов, разработанных с учетом отечественной специфики и нормативной базы, и предназначенных для внедрения именно на отечественных предприятиях. Еще раз подчеркивать данную особенность приходится потому, что традиционные правила делопроизводства в России и за рубежом существенно отличаются друг от друга. И, следовательно, западные программные системы, направленные на автоматизацию делопроизводственной деятельности, зачастую не могут быть использованы напрямую, т.е. без изменения (подгонки) схемы документооборота и правил делопроизводства под западный стандарт. 

Основные функциональные возможности ДелоPro:

  • регистрация и сохранение в базе данных различных видов документов;
  • формирование поручений и резолюций к документу;
  • формирование списка документов, связанных с текущим, и поиск документов по списку связности;
  • постановка резолюций и поручений на контроль;
  • ведение регистрационной и контрольной картотек с возможностью задавать сложные критерии поиска документов, создавать собственные виды отчетов и т.д.;
  • рассылка и получение документов между подразделениями организации (по локальной сети) и в другие организации (по электронной почте);
  • создание архива документов по завершению календарного года;
  • настройка прав на ввод, редактирование и другие действия над документами для каждого пользователя.

Для работы системы требуется:

  • Операционная система из cемейства Microsoft Windows (от "Windows XP" до "Windows 10") на х86/x64-совместимых компьютерах;
  • SQL сервер FireBird 1.5.
  • Для получения отчетных выходных форм необходимо наличие на компьютере пользователя любого текстового редактора, поддерживающего формат RTF (рекомендуется MS Word 6.0 или выше).

Дата изменения страницы: 03 августа 2020 г. 12:23:33

Новости:
Анонсы событий:
Обновления на сайте: